Muss man ein Angebot immer elektronisch signieren?
Die elektronische Signatur eines Angebots wird nicht in jedem Fall verlangt: Sie hängt davon ab, was die Vergabebedingungen für den betreffenden Auftrag vorschreiben. Die Einreichung eines Angebots auf einer Vergabeplattform und seine Signatur sind zwei getrennte Vorgänge: Man kann einreichen, ohne dass die elektronische Signatur zu diesem Zeitpunkt erforderlich ist, wobei der Auftraggeber sie vom Zuschlagsempfänger zum Zeitpunkt des Zuschlags verlangen kann. Manche Auftraggeber verlangen die Signatur bereits bei der Abgabe, andere erst vom ausgewählten Bewerber. Die Regel des Auftrags steht in den Vergabebedingungen, die vor allem andere zu lesen sind.
Der häufige Fehler besteht darin, eine einheitliche Regel anzunehmen. Es gibt keine: Jeder Auftrag legt seine eigenen Signaturanforderungen fest, und ohne Prüfung anzunehmen, dass sie verpflichtend ist oder nicht, setzt einem schlecht vorbereiteten Angebot oder einer Ablehnung aus.
Was ist eine elektronische Signatur, und worin unterscheidet sie sich von einem Scan?
Eine elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, das die Identität des Unterzeichners mit einem Dokument verknüpft und dessen Unversehrtheit garantiert, mittels eines von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellten Zertifikats. Sie ist nicht mit dem eingescannten Bild einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen, das nicht denselben Wert hat: Ein in ein Dokument eingefügter Scan beweist weder die Identität des Unterzeichners noch die Unveränderlichkeit seit der Unterschrift. In der Europäischen Union unterliegt die elektronische Signatur einem gemeinsamen Rahmen (der eIDAS-Verordnung), der mehrere Stufen unterscheidet, von der einfachen bis zur qualifizierten Signatur.
Diese Unterscheidung ist entscheidend: Verlangt ein Auftraggeber eine elektronische Signatur eines bestimmten Niveaus, erfüllt ein Scan oder eine Signatur niedrigeren Niveaus die Anforderung nicht, und das Angebot kann als nicht wirksam signiert gelten.
Welches Signaturniveau sollte man verwenden?
Das zu verwendende Signaturniveau ist das von den Vergabebedingungen geforderte, oft eine fortgeschrittene Signatur auf Basis eines qualifizierten Zertifikats. Der Auftraggeber gibt das erforderliche Niveau an und manchmal die akzeptierten Signaturformate. Das Unternehmen muss im Namen der bevollmächtigten unterzeichnenden Person über ein entsprechendes Zertifikat verfügen, das bei einem Vertrauensdiensteanbieter erhältlich ist, und die Zeit für dessen Beschaffung einplanen: Ein Zertifikat ist nicht in der letzten Stunde vor der Abgabe zu erhalten.
Das geforderte Niveau frühzeitig zu prüfen und das richtige Zertifikat zu besitzen ist Teil der Vorbereitung, ebenso wie die Abfassung. Ein hervorragendes, aber schlecht signiertes Angebot kann aus rein formalen Gründen ausgeschlossen werden.
Elektronische Signatur: wann, wofür, auf welchem Niveau?
Die Signaturanforderungen lassen sich anhand dreier Fragen lesen. Die folgende Tabelle verbindet jede Frage mit dem, was in den Vergabebedingungen zu prüfen ist.
| Frage | Was zu prüfen ist | Wo man es findet |
|---|---|---|
| Wann signieren | bei der Abgabe oder beim Zuschlag | Vergabebedingungen |
| Was signieren | welche Dokumente signiert werden müssen | Vergabebedingungen |
| Auf welchem Niveau | gefordertes Signaturniveau und -format | Vergabebedingungen |
Diese Tabelle führt alle Unsicherheiten auf eine einzige Quelle zurück: die Vergabebedingungen. Die Signatur folgt keiner Gepflogenheit, sie folgt den schriftlichen Anforderungen des Auftrags.
Wann genügt eine schnelle Prüfung, und wann muss man sich im Voraus vorbereiten?
Für einen Auftrag, bei dem die Signatur erst beim Zuschlag verlangt wird, genügt eine schnelle Prüfung der Vergabebedingungen, um den Zweifel bei der Einreichung auszuräumen. Für einen Auftrag, der bereits bei der Abgabe eine elektronische Signatur verlangt, wird die Vorbereitung im Voraus unverzichtbar: das Zertifikat im richtigen Niveau, im Namen der richtigen unterzeichnenden Person, beschaffen und es vor dem Tag der Abgabe testen. Die Grenze ist der Zeitpunkt der Anforderung: Je früher die Signatur verlangt wird, desto früher muss sie vorbereitet werden.
Die Signatur eines Angebots absichern, der Reihe nach
- Die Vergabebedingungen lesen: wann, was und auf welchem Niveau zu signieren ist.
- Die bevollmächtigte unterzeichnende Person identifizieren, die das Unternehmen binden darf.
- Das Zertifikat beschaffen im geforderten Niveau, bei einem Vertrauensdiensteanbieter.
- Die Signatur testen an einem Dokument, vor dem Tag der Abgabe.
- Die verlangten Dokumente signieren im vom Auftraggeber akzeptierten Format.
- Bei der Einreichung prüfen, dass die signierten Dokumente auch die hochgeladenen sind.
Auf der Plattform Optivalue.ai, die diese Website herausgibt, erkennen 85 spezialisierte Agenten (72 Fachagenten, 12 Branchenagenten, 1 Bibliothekar-Agent) unter den Anforderungen der Unterlagen jene, die die Form der Einreichung betreffen, einschließlich der Signatur, damit keine erst am Vorabend der Abgabe entdeckt wird.
Häufig gestellte Fragen
Wird ein nicht elektronisch signiertes Angebot immer abgelehnt?
Ein nicht elektronisch signiertes Angebot wird nur abgelehnt, wenn die Vergabebedingungen die Signatur zu diesem Zeitpunkt verlangten. Wird die Signatur erst beim Zuschlag verlangt, ist das Fehlen der Signatur bei der Abgabe kein Ausschlussgrund.
Genügt ein Scan einer handschriftlichen Unterschrift?
Ein Scan einer handschriftlichen Unterschrift gilt nicht als elektronische Signatur: Er garantiert weder die Identität des Unterzeichners noch die Unversehrtheit des Dokuments. Wird eine elektronische Signatur verlangt, erfüllt der Scan die Anforderung nicht.
Wer muss das Angebot im Unternehmen unterschreiben?
Die zur Vertretung des Unternehmens befugte Person oder ihr ordnungsgemäß bevollmächtigter Vertreter. Das Signaturzertifikat muss auf diesen Namen ausgestellt sein, was Vorausplanung erfordert.
Wie lange dauert es, ein Signaturzertifikat zu erhalten?
Die Beschaffungsdauer hängt vom Vertrauensdiensteanbieter und dem geforderten Niveau ab. Das geht nicht sofort: Man muss sich rechtzeitig darum kümmern, vor der Einreichungsfrist.
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Erstellt vom Compliance- und Presales-Team von Optivalue.ai. Letzte Überprüfung: 5. September 2026. Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar.
Zitierte Quellen
- Europäischer Rahmen für die elektronische Signatur (eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste): Signaturniveaus, von einfach bis qualifiziert; gilt unmittelbar in der Europäischen Union.